Aufbau und Struktur von Arbeitszeugnissen

Arbeitszeugnisse folgen allgemein einem bestimmten Aufbau, welcher weit verbreitet ist und sich aus verschiedenen Grundelementen zusammensetzt. Diese Elemente sollten bestenfalls alle in einem qualifizierten Arbeitszeugnis vorkommen. Der Umfang der einzelnen Elemente und die Anzahl der Seiten ist abhängig von der Dauer der Beschäftigung. Hierbei existieren keine festen Regeln, es können jedoch Faustformeln zur Anwendung kommen. Beschäftigungsdauern von mehr als 2-3 Jahren, können vor allem auf Grund der umfangreicheren Tätigkeitsbeschreibung zu zweiseitigen Arbeitszeugnissen führen. Kürzere Anstellungsverhältnisse sollten, wenn möglich, auf einer Seite beurteilt werden.

Die nachfolgenden Elemente sind Bestandteile eines qualifizierten Arbeitszeugnisses:

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Die Überschrift sollte auf einen Blick vermitteln, um welche Art von Zeugnis es sich handelt.

Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis, Ausbildungszeugnis, Praktikumszeugnis

Andere Überschriften wie beispielsweise "Arbeitsbescheinigung" oder "Mitarbeiterbeurteilungen" sind unzulässige Abwertungen. Besonders bei Praktika kommt es manchmal in der Praxis vor, dass als Überschrift "Tätigkeitsnachweis" gewählt wird, dann jedoch Inhalte eines qualifizierten Arbeitszeugnisses folgen. In diesen Fällen sollte als Überschrift "Praktikumszeugnis" gewählt werden.

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In der Einleitung stehen die Stammdaten des Beurteilten. Dazu gehören der Vor- und Nachname, das Geburtsdatum inkl. Geburtsort, das Eintrittsdatum sowie ggf. das Austrittsdatum und die Berufsbezeichnung. Darüber hinaus können in der Einleitung weitere Informationen zur Abteilung oder eines Positionswechsels stehen. In der Praxis immer wieder vorkommenden Angaben zum Wohnort sollten dagegen vermieden werden. Eine Zuordnung der Person ist durch die Stammdaten möglich und Adressangaben sind heutzutage schnell veraltet und bieten darüber hinaus keinen Mehrwert.

Herr Max Muster, geboren am 01.01.1980 in Hamburg, war vom 01.01.2000 bis 31.12.2010 als Personalsachbearbeiter in unserem Unternehmen beschäftigt.

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Die Beschreibung des Unternehmens dient in erster Linie dazu, dass Arbeitsumfeld einordnen zu können. Somit können sich Branchenfremde auch ein Bild von kleineren und mittelständischen Unternehmen machen. In der Praxis kommt es des Öfteren vor, dass an dieser Stelle eine Art Werbetext des Unternehmens platziert wird. Dies ist hier jedoch unpassend. Die Unternehmensbeschreibung sollte maximal 10% des Zeugnisses einnehmen.

Die XY GmbH ist Innovationsführer für hochwertige Haus- und Einbaugeräte sowie für Gewerbemaschinen im professionellen Einsatz. Derzeit sind bei uns an 5 Standorten in Deutschland, Belgien und Portugal ca. 820 Mitarbeiter beschäftigt.

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Die Tätigkeitsbeschreibung bietet die größte Möglichkeit zur individuellen Gestaltung des Arbeitszeugnisses. Hier sollten die individuellen Tätigkeiten und Projekte des Beurteilten aufgeführt werden. Laut einer aktuellen Studie unter Personalern in kleinen, mittleren und großen Unternehmen handelt es sich bei der Tätigkeitsbeschreibung um den relevantesten Bestandteil von Arbeitszeugnissen (85%) (Grau, S., & Watzka, K. (2016), S.99). Demzufolge sollte der Beschreibung der Tätigkeiten eine große Bedeutung zu Teil werden.

Ihm wurden folgende Aufgaben übertragen:

• Entwicklung und messtechnische Betreuung von Sensoren/Sensorsystemen,
• Entwicklung physikalischer Messmethoden,
• Projektierung und Planung der Entwicklung von Sensoren in Zusammenarbeit mit unseren anderen Entwicklungsabteilungen (Konstruktion, Elektronik, Software),
• Erarbeitung von Messmodellen zur Berechnung von technischen Einheiten aus Rohsignalen,
• Erarbeitung von Kalibrier- und Fertigungsanweisungen.

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In diesem Zeugniselement wird die Leistung des Beurteilten bewertet. Dies geschieht anhand unterschiedlicher Eigenschaften, die wie folgt lauten:

• Arbeitsweise und -erfolg
• Arbeitsbefähigung & Belastbarkeit
• Leistungsbereitschaft
• Fachwissen und Weiterbildung.

Herr Muster zeigte schon nach einer sehr kurzen Einarbeitung ein überdurchschnittliches Können und eine hohe Verantwortungsbereitschaft.

Er zeichnete sich besonders durch seine präzise Arbeitsweise, seine Einsatzbereitschaft, sein Organisationstalent sowie ... aus.

Die Zuordnung der einzelnen Eigenschaften zu diesen genannten Kategorien kann je nach Literatur und Praxis minimal variieren. Was sie inhaltlich bedeuten und damit über den Mitarbeiter aussagen ist jedoch einheitlich und wird nachfolgend aufgezeigt:

Hierbei wird beurteilt wie (zuverlässig und systematisch) und in welcher Geschwindigkeit (Arbeitsmenge, -tempo) gearbeitet wurde, welche Qualität die Ergebnisse hatten und welche Erfolge der Mitarbeiter erzielen konnte.

Die Arbeitsergebnisse von Herrn Muster sind stets von hoher Qualität.

Er arbeitet stets zuverlässig und sehr genau.

Hier wird das Können des Beurteilten bewertet. Dabei wird zum einen die Auffassungsgabe, das Denk- und Urteilsvermögen sowie die Belastbarkeit beurteilt. Letzteres beschreibt vor allem die Fähigkeit unter schwierigen Bedingungen, wie Zeitdruck, die Leistungen abrufen zu können.

Dabei zeigte sich Frau Muster selbst großem Arbeitsanfall stets gewachsen und lieferte auch unter hohem Termindruck jederzeit die gewünschten hochqualitativen Ergebnisse.

Dank seiner Urteils- und Denkfähigkeit kann er viele Problemlagen meistern.

Auf Basis ihrer schnellen Auffassungsgabe überblickt sie auch schwierige Situationen sofort, analysiert komplexe Zusammenhänge zutreffend und arbeitet sich zügig in neue Themenfelder ein.

Während es bei den vorherigen Kategorien um das Können des Mitarbeiters ging in dieser Kategorie der Wille des Mitarbeiters beurteilt. Das heißt es wird bewertet wie viel Engagement und Fleiß aufgebracht wurde, um die gestellten Aufgaben zu bewältigen.

Herr Muster zeigt stets Eigeninitiative und überzeugt durch seine große Leistungsbereitschaft.

Das Fachwissen beschreibt die fachliche Kompetenz, die der Mitarbeiter besitzt. Dabei kann es sich um allgemeines Wissen, detailliertes Spezialwissen oder Sprachkenntnisse handeln. Diese können theoretisch u.a. in Form von Weiterbildungen oder praktisch vor oder während des Beschäftigungszeitraums angeeignet wurden sein. Weiterbildungsmaßnahmen werden dabei hinsichtlich des erfolgreichen Abschneides sowie der verbundene Vorteil für das Unternehmen beurteilt. Sprich, ob das durch Weiterbildungen angereicherte Wissen gewinnbringend bei der täglichen Arbeit eingebracht wurde.

Frau Muster verfügt über sehr fundierte und breite Fachkenntnisse, die sich bis in die Nebenbereiche erstrecken und wendet diese jederzeit sehr umsichtig und zielorientiert in der Praxis an.

Er erweitert und aktualisiert mit großem Gewinn seine guten Fachkenntnisse durch die Teilnahme an Weiterbildungsveranstaltungen zum Nutzen des Unternehmens.

Die Beurteilung der Führungseigenschaft zählt zur Leistungsbeurteilung, wird jedoch nur bei Vorgesetzten bzw. Arbeitnehmern mit Führungsaufgaben aufgeführt. Hierbei werden Mitarbeiter, die Führungspositionen begleitet haben, darin beurteilt, wie das unterstellte Team motiviert wurde, welchen Erfolg diese Mitarbeiter dank des Führungsstils erreichen konnten und wie die Beziehung zwischen der Führungspositonen und dem Team aus Sicht der Mitarbeiter beurteilt wird.

Er motivierte sein Team durch einen kooperativen, sach- und personenbezogenen Führungsstil sowie anhand gemeinsam vereinbarter, klarer Zielvorgaben zu anhaltend guten Ergebnissen, wobei er als Vorgesetzter jederzeit sehr respektiert wurde.

Hierbei handelt es sich um einen der Kernaussagen des Arbeitszeugnisses. Dabei wird i.d.R. innerhalb eines Satzes die Arbeitsleistung des Beurteilten zusammengefasst. Für eine Schnellanalyse stellt die zusammenfassende Leistungsbeurteilung somit ein essentielles Element dar.

Dennoch sollte nicht der Fehler gemacht werden, das Arbeitszeugnis anhand dieses Satzes über zu bewerten. Während die Zeugnissprache mit ihren verschiedenen Verschlüsselungstechniken von den Wenigsten verstanden wird, ist es allgemein bekannt, dass in der Zeugnissprache zwischen voller und vollster Zufriedenheit unterschieden wird. Dies kann dazu führen, dass Personaler absichtlich diese Kategorie besser bewerten, um die negative Bewertung in den restlichen Leistungskategorie für ungeübte Leser zu "verstecken".

Herr Muster hat die ihm übertragenen Arbeiten stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.

Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kollegen, Kunden und sonstigen Externen sowie das allgemeine Auftreten des Beurteilten fliesst in die Bewertung des Sozialverhaltens ein. Hier kann zwischen dem internen und externen Verhalten bzw. dem Auftreten unterteilt werden. Letzteres beurteilt u.a. die Umgangsformen und die Integrität des Beurteilten. Auch wenn die Beurteilung des sozialen Verhaltens im Vergleich zur Leistungsbewertung i.d.R. kürzer ausfällt, kommt ihr ein genauso wichtiger Aspekt zu. Starke Abweichungen zwischen der Bewertungen der Leistung und des Verhaltens lassen Rückschlüsse auf die Person zu.

Das Verhalten von Herrn Muster gegenüber seinen Vorgesetzten und den Mitarbeitern war stets einwandfrei.

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Die Schlussformel beinhaltet den Beendigungsgrund ggf. Ausstellungsgrund bei Zwischenzeugnissen, die Dankes- und Bedauerungsformel sowie die Austellung von etwaigen Zukunftswünschen. Der Schlussformel kommt eine signifikante Rolle bei der ganzheitlichen Beurteilung von Arbeitszeugnissen zu und Bedarf daher einer genaueren Betrachtung.

An dieser Stelle wird darüber Auskunft erteilt wieso das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Dabei kann es sich um den Wunsch des Arbeitnehmers, dem Endes des befristeten Arbeitsvertrages, betrieblichen Gründen, einvernehmlichen Trennung oder Kündigung seitens des Arbeitgebers handeln. Letzteres wird dem erfahrenen Leser durch die Angabe des Austrittsdatums ohne Beschreibung weiterer Gründe mitgeteilt "Das Arbeitsverhältnis endete am Austrittsdatum".

Handelt es sich um eine fristlose Kündigung kann dies am ungeraden Austrittsdatum erkannt werden. Bei Arbeitsverhältnissen die nicht zum 15. oder Ende des Monats (30./31.) beendet wurden, lag eine fristlose Kündigung vor.

Bei Zwischenzeugnissen wird der Grund der Ausstellung genannt. Vorgesetzten- oder Positionswechsel innerhalb des Unternehmens sind Beispiele dafür.

Auf eigenen Wunsch verlässt uns Herr Muster zum 31.07.2017, um sich beruflich zu verändern.

Zum Schluss des Arbeitszeugnisses wird dem Beurteilten für seine geleistete Arbeit gedankt und das Bedauern über das Ausscheiden aus dem Unternehmen Ausdruck verliehen. Ein Fehlen oder negative Beschreibung dieses Elements stellt einen sehr wichtigen Bestandteil zur Gesamtbewertung des Zeugnisses dar. Die Dankes- und Bedauerungsformel ist i.d.R. Bestandteil des Beendigungsgrunds oder der Zukunftswünsche. Untermauert wird die Wichtigkeit dieses Bestandteils dadurch, das auch bei Rechtstreitigkeiten, kein Anrecht darauf besteht, eine Danksagung/Bedauerung auszusprechen. Anders als gerne behauptet wird, kann somit auch kein abgerundetes sehr gutes Zeugnis eingeklagt werden.

Äquivalent zur zusammenfassenden Leistungsbeurteilung und der Dankes- und Bedauerungsformel nehmen die Zukunftswünsche einen entscheiden Faktor bei Schnellanalysen von Arbeitszeugnissen ein. Anhand der Zukunftswünsche kann abgeleitet werden wie das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Beendigung war und welcher Gesamteindruck somit zurückbleibt.

Genau wie bei der Dankes- und Bedauerungsformel existiert kein Recht auf die Nennung von Zunkunftswünschen. Auch bei richterlichen Anordnungen ein positives Arbeitszeugnis auzustellen, besteht für den Arbeitnehmer kein Anspruch darauf, dass Zukunftswünsche Bestandteil des Arbeitszeugnisses sind. Demzufolge können Personaler nicht nur anhand der Sätze die Schlussformel beurteilen, sondern erhalten wichtige Informationen über das Verhältnis des Arbeitnehmers und Arbeitgebers durch die Nennung oder Nicht-Nennung von Zukunftswünschen.

Wir danken Herrn Muster für die jahrelange gute Zusammenarbeit und wünschen ihm für seinen weiteren Lebens- und Berufsweg alles Gute und weiterhin Erfolg.

Das Arbeitszeugnis muss von einem Vorgesetzten des Beurteilten unterzeichnet werden. In der Regel unterzeichnet neben dem Fachvorgesetzten zusätzlich die zuständige Person aus der Personalabteilung. Durch die Position des Unterzeichners kann eine zusätzliche Wertschätzung bzw. Geringschätzung ausgedrückt werden.

Das Ausstellungsdatum und das Austrittsdatum sollten i.d.R. gleich sein. Andernfalls kann darüber spekuliert werden, ob ein arbeitsrechtlicher Prozess erfolgte oder es sich um eine bewusste Geringschätzung handelt. Das Ausstellungsdatum kann sowohl am Anfang als auch am Ende des Zeugnisses stehen.

Hamburg, den 31.07.2017
Peter Müller, Abteilungsleiter Personalbuchhaltung

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